Privacybeleid en gebruiksvoorwaarden

Wanneer loopt het project? 

Grimbergen denkt mee is het online inspraakplatform van de gemeente, zonder specifieke einddatum, met als doel zoveel mogelijk inwoners bereiken en betrekken. Verder in het privacy statement “project” of “het project” genaamd.

Wie kan er meedoen? 

Iedereen kan de inhoud van het online platform bekijken zonder zich kenbaar te maken.  Wil je zelf actief deelnemen, dan moet je een account aanmaken. Na je registratie kan je zelf een voorstel of idee indienen, een reactie geven of gepubliceerde ideeën steunen.

Je kan je registreren als persoon of als organisatie. Personen nemen vanuit hun eigen naam deel aan het project. Registreer je een groep of vereniging, dan gaan we ervan uit dat je spreekt in naam van die groep of vereniging en dat je deze ook rechtsgeldig mag vertegenwoordigen. Dat wordt ook op die wijze aangegeven op het platform.

Personen die zich als privé persoon of organisatie registreren voor het project, worden vanaf nu “deelnemers”, “de deelnemers”, “deelnemer” of “de deelnemer” genaamd.

Betrokkenen in deze Privacyverklaring

• Gemeentebestuur Grimbergen, vanaf nu genaamd “opdrachtgever” of “de opdrachtgever”
• Aannemers en onderaannemers die de opdracht uitvoeren voor de Gemeentebestuur Grimbergen, vanaf nu genaamd “uitvoerders” of “de uitvoerders”.

Deze aannemers en onderaannemers, vanaf nu genaamd “uitvoerders” of “de uitvoerders” zijn

• Tree BVBA, Jozef Hermanslei 45, 2640 Mortsel, met ondernemingsnr: BE0840.111.951
• Bpart BVBA, Vaartstraat 73, 3000 Leuven, met ondernemingsnummer: 0736673725

Reikwijdte en aanvaarding van deze Privacyverklaring 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die de uitvoerders over jou en andere deelnemers verzamelen met als doel het project succesvol uit te voeren voor de opdrachtgever.

Door je te registreren in het kader van het project, door gebruik te maken van de website of door ons jouw persoonsgegevens mee te delen in het kader van dit project, aanvaard je de praktijken die in deze Privacyverklaring worden beschreven. Als je niet akkoord gaat met deze Privacyverklaring, gelieve dan geen gebruik te maken van de website, je niet te registreren en ons geen persoonsgegevens mee te delen.

De uitvoerders en de opdrachtgever behouden zich het recht voor deze Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Bij wijzigingen met betrekking tot (het beheer van) jouw persoonlijke data, wordt je hierover geïnformeerd en kan je er voor kiezen niet langer gebruik te maken van het participatieplatform.

Welke informatie verzamelen we? 

We maken een onderscheid tussen verschillende types data die we verzamelen: informatie die jij aan ons bezorgt en informatie die we verzamelen omdat je gebruik maakt van het platform. 

Informatie die jij aan ons bezorgt 

Om actief deel te nemen aan het project dien je je te registreren. Op dat moment bezorg je ons informatie zoals je voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze informatie kan uitgebreider zijn in functie van het specifieke project en informatie bevatten zoals, maar niet beperkt tot, geboortejaar, adres of beroep.

Wanneer je ons contacteert met een vraag of opmerking ("customer support") kan het zijn dat we meer informatie over jou ontvangen. Je kan ons bijvoorbeeld een e-mail sturen waarin je ook je Twitter-account, professioneel adres of een foto opneemt.

Op het platform kan je extra gegevens achterlaten via een invulformulier of deelnemen aan een enquête. Deze data kan gekoppeld worden aan jouw profiel. 

Op het platform kan je zelf een publieke bijdrage toevoegen zoals een idee, voorstel, foto of een reactie. Deze informatie wordt bijgehouden en gekoppeld aan jouw profiel. 

Ten slotte worden soms offline events georganiseerd in functie van het project. Gegevens die je achterlaat op het event of tijdens de registratie kunnen gekoppeld worden aan jouw profiel. 

Informatie via het gebruik van het platform en cookie policy

Wanneer je gebruikt maakt van het platform registreren onze servers automatisch data die jouw webbrowser ons toestuurt wanneer je een website bezoekt ("Log Data"). Deze informatie bevat bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, je browsertype en gebruikte zoektermen.

Zoals bijna alle website maken we daarnaast gebruik van cookies en gelijkaardige technologie om onze website en onze diensten te verbeteren. We maken zowel gebruik van 'session cookies' die verwijderd worden zodra je onze website verlaat als 'persistent cookies' die niet vanzelf verwijderd worden. Je kan deze via de instellingen van je browser zelf verwijderen.

We maken gebruik van functionele cookies om de goede werking van het platform te garanderen. We maken enkel gebruik van analytische cookies indien daar toestemming voor gegeven is. Voorbeelden van analytische cookies en gelijkaardige technologieën die wij gebruiken zijn Google Analytics en Hotjar.

Wat met sociale media?

Wanneer je de website, een specifieke pagina of een bijdrage deelt op sociale media, wordt deze actie gekoppeld aan jouw account van het online platform. We maken echter gebruik van zogenaamde “URL sharing”, waardoor er geen rechtstreekse koppeling is tussen jouw account op het online platform, en jouw account van Facebook of Twitter. We hebben dus, bijvoorbeeld, geen toegang tot jouw profiel informatie of foto’s op deze sociale netwerken.

De uitvoerders en de opdrachtgever kunnen in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor het verkrijgen van data via aanbieders van sociale netwerken zoals Google, Facebook, Instagram, Twitter of andere.

Welke informatie verschijnt publiekelijk op het platform? 

Je bijdrage, idee of reactie verschijnt op het platform samen met je voornaam en de eerste letter van je familienaam (bijv. Peter P.). Als je je inschrijft als organisatie, verschijnt ook de volledige naam van je organisatie (bijv. Peter P. van De Voetbalploeg). 

Hoe verwerken we jouw informatie? 

We verwerken jouw gegevens overeenkomstig de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de bepalingen van de Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De gegevens die we verzamelen dienen enkel om

• Jouw publieke bijdragen te publiceren op het platform (zie "Welke informatie verschijnt publiekelijk op het platform?") 
• Je op de hoogte te houden van het project (zie "Wanneer contacteren jullie mij?") 
• Je bijdrage anoniem te verwerken voor het vervolg van het project, het opstellen van een projectrapport of om geaggregeerde analyses uit te voeren 
• Ondersteunende acties die nodig zijn om de werking van het platform te garanderen ("Waarom we persoonsgegevens verzamelen en hoe we deze gegevens gebruiken")

Individuele gegevens en antwoorden worden op een geaggregeerd niveau anoniem verwerkt en onder geen beding doorgegeven aan derden. 

De gegevens worden verwerkt door de verwerkers, de uitvoerders, onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke, zijnde opdrachtgever.

Wanneer contacteren jullie mij? 

Wanneer je je registreert stem je in dat wij jou contacteren omtrent het project. Dit houdt bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, in dat we je een e-mail of bericht kunnen sturen

• Om je profiel of inschrijving te bevestigen 
• Om je op de hoogte te brengen van de publicatie of weigering van een ingediende bijdrage 
• Wanneer iemand een reactie achterlaat op jouw bijdrage 
• Over de voortgang van of informatie over het traject 
• Over de resultaten van het traject 

In het kader van het project kan het ook zijn dat we je informatie over derden zullen sturen die partners zijn in het project. Hiervoor kunnen wij gebruik maken van e-mail services van derden zoals, maar niet beperkt tot, Mailchimp (aangeboden door The Rocket Science Group LLC).

Onder geen beding echter zullen we jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere derden voor andere doeleinden dan het verloop van het project, tenzij specifiek vermeld.

Recht om vergeten te worden (en andere rechten) 

Je kan een beroep doen op alle rechten zoals opgenomen in Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). Deze verordening is ook wel gekend onder de term "GDPR". 

Indien je hieromtrent vragen hebt, kan je deze overmaken op het e-mailadres gdpr@bpart.be Wat betreft het recht om je uit te schrijven of om vergeten te worden, kan je dit aanvragen door een e-mail te sturen naar gdpr@bpart.be. Je hebt het recht om toegang tot jouw persoonsgegevens te vragen. Je kunt ons daartoe een verzoek sturen via gdpr@bpart.be.

Je hebt ook het recht om te vragen onjuistheden in jouw persoonsgegevens te verbeteren. Dit recht kan je zelf uitoefenen via je profielpagina (Mijn profiel). Deze pagina verschijnt nadat je aangemeld bent op het platform. Daarnaast kan je ons ook een verzoek sturen via gdpr@bpart.be.

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Persoonsgegevens van kinderen 

We vragen of verzamelen geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar. Als we ontdekken dat we onbewust persoonsgegevens hebben verzameld van een kind jonger dan 13 jaar, dan zullen we de persoonsgegevens van dat kind zo snel als redelijkerwijs mogelijk verwijderen uit onze bestanden.

Indien kinderen of jongeren jonger dan 13 jaar willen deelnemen aan het project dan kan dat via een registratie van een persoon die het recht heeft om het ouderlijk gezag uit te oefenen over het betrokken kind of jongere onder de leeftijd van 13 jaar. 

Waarom we persoonsgegevens verzamelen en hoe we deze gegevens gebruiken 

We verzamelen en gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor de gegevens werden verkregen. We kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken voor alle of sommige van de volgende doeleinden:

• Onderhoud en verbetering van de website
• Onderhoud van jouw account: om jouw accounts te creëren en te onderhouden; 
• Verbeteren van de website: om jouw ervaring op onze websites te verbeteren en te personaliseren, door gebruik te maken van gegevens zoals inloginformatie, technische computerinformatie en/of informatie over eerder gebruik van de website; dit doen we enkel indien je toestemming geeft voor niet-functionele of analytische cookies.
• Gebruikersonderzoek uit te voeren over het project; 
• Werking van virale webfuncties 

Delen van persoonsgegevens 

We delen jouw persoonsgegevens niet met derden die jouw gegevens willen gebruiken voor direct marketing, tenzij je daarvoor jouw specifieke toestemming hebt gegeven. We kunnen jouw persoonsgegevens ook voor andere doeleinden delen met derden, maar alleen in de volgende gevallen:

We kunnen beroep doen op dienstverleners, vertegenwoordigers of contractanten om diensten te verlenen namens de opdrachtgever of de uitvoerders in het kader van het project, met inbegrip van het aanbieden van de website en de diensten die voor jou en het project beschikbaar zijn. Het is mogelijk dat deze externe partijen bij het verlenen van deze diensten toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens of deze moeten verwerken.

We eisen door middel van een schriftelijke overeenkomst van dergelijke externe partijen, die gevestigd kunnen zijn in een ander land dan het land waarin je de site of dienst hebt gebruikt, dat zij zich houden aan alle relevante wetgeving inzake gegevensbescherming en beveiligingsvereisten met betrekking tot jouw persoonsgegevens en aan de regels die uitgeschreven zijn in deze privacy statement. 

We kunnen jouw persoonsgegevens openbaar maken als we daartoe wettelijk worden verplicht of als we te goeder trouw oordelen dat een dergelijke openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke procedures of om te reageren op eventuele vorderingen. 

Bewaren en beveiligen van gegevens 

De uitvoerders en opdrachtgever zullen jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren voor het vermelde doel, rekening houdend met onze behoefte om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen, diensten te verbeteren en nieuwe diensten aan te bieden, en de wettelijke voorschriften na te leven.

Dat betekent dat we jouw persoonsgegevens na jouw laatste interactie met het project gedurende een redelijke periode kunnen bijhouden. Wanneer de persoonsgegevens die we verzamelen niet langer vereist zijn, zullen we deze op een veilige manier vernietigen of verwijderen. 

Je hebt steeds het recht om ons te vragen jouw gegevens te verwijderen ("Recht om vergeten te worden (en andere rechten)"). 

We beveiligen de gegevens op een commercieel verantwoorde manier, rekening houdend met de gangbare praktijken en verwachtingen op dit moment. Echter, geen enkel systeem of platform is onfeilbaar. Wanneer je gebruik maakt van het platform ben je verantwoordelijk voor de data, informatie en activiteiten met of door jouw profiel. Indien je notie hebt van mogelijk misbruik, dien je onmiddellijk contact op te nemen met ons via gdpr@bpart.be.

In geen geval kunnen de uitvoerders aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

Contact opnemen 

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring of de manier waarop we persoonsgegevens verzamelen, neem dan met ons contact op via een e-mail naar gdpr@bpart.be.